Lean Management: Eliminarea Risipei în Procesele de Producție

În filozofia Lean, cele „7+1 Muda” se referă la cele 7 tipuri principale de risipă (waste) într-un proces de producție sau operațiuni, precum și la un al optulea tip adăugat ulterior. Identificarea și eliminarea acestor tipuri de risipă este esențială pentru îmbunătățirea eficienței și a calității. Iată cele 7+1 Muda:

• Supraproducția (Overproduction): Producerea de mai multe produse sau de mai multe cantități decât sunt necesare sau cerute de clienți. Acest lucru duce la acumularea de stocuri inutile și la risipa de resurse. Exemplu: O fabrică produce mai multe unități ale unui produs decât comandă clienții, rezultând stocuri excesive și costuri suplimentare de depozitare.
• Așteptare (Waiting): Orice perioadă de inactivitate în timpul procesului de producție sau așteptarea între etapele de producție. Așteptarea poate duce la întârzieri și stagnări. Exemplu: Lucrătorii așteaptă să fie alimentați cu piese sau materiale necesare pentru a continua producția, timp în care nu se efectuează nicio activitate productivă.
• Transport inutil (Transportation): Deplasarea sau transportarea materialelor sau produselor în exces sau inutil de la un loc de muncă la altul. Acest lucru poate adăuga costuri și poate crește riscul deteriorării sau pierderii. Exemplu: Materialele sunt transportate de la un departament la altul într-o fabrică, adăugând timp și costuri, fără a adăuga valoare.
• Procesare inutilă (Overprocessing): Efectuarea de activități sau operațiuni suplimentare care nu adaugă valoare produsului sau serviciului. Aceasta poate include verificări repetate sau operațiuni inutile. Exemplu: Într-o linie de asamblare, produsul este verificat și revizuit de mai multe ori înainte de a fi finalizat, ceea ce implică activități inutile și timp pierdut.
• Stocuri excesive (Inventory): Păstrarea sau acumularea de stocuri mai mari decât cele necesare imediat pentru a menține fluxul de producție. Stocurile excesive implică costuri suplimentare și pot ascunde problemele de calitate sau de proces. Exemplu: O companie de retail păstrează cantități mari de produse pe rafturi care nu se vând rapid, conducând la costuri de depozitare și risipă de capital.
• Mișcare inutilă (Motion): Orice mișcare sau deplasare suplimentară a lucrătorilor sau a echipamentelor care nu adaugă valoare directă. Aceasta poate duce la oboseală și la pierderi de timp. Exemplu: Operatorii de pe o linie de producție trebuie să se deplaseze adesea înainte și înapoi pentru a accesa materiale sau unelte, ceea ce crește timpul pierdut și poate duce la oboseală.
• Defecte (Defects): Orice produs sau serviciu care nu îndeplinește standardele de calitate sau care necesită corecții sau reparații ulterioare. Defectele duc la risipa de resurse și la insatisfacția clienților. Exemplu: Un produs finit are defecte care necesită refacerea sau reparații, adăugând costuri suplimentare de timp și materiale.
• Risipa talentului (Underutilized Employee Skills / Underutilization of Human Potential): Acesta este al optulea tip de risipă adăugat ulterior și se referă la subutilizarea abilităților, cunoștințelor și potențialului angajaților. Atunci când talentele și abilitățile angajaților nu sunt exploatate în mod corespunzător, acest lucru poate duce la o pierdere de oportunități și de valoare. Exemplu: Un angajat cu abilități tehnice avansate este angajat pentru sarcini administrative simple, astfel că talentul său nu este exploatat în mod corespunzător pentru a adăuga valoare organizației.

„Mura” este unul dintre termenii cheie din filozofia Lean și se referă la variația sau fluctuația nedorită în procese sau operațiuni. Mura apare atunci când există variații semnificative în cererea produselor sau serviciilor, dar procesele nu sunt adaptate sau flexibile pentru a face față acestor variații. Scopul în Lean este de a reduce sau elimina Mura prin stabilizarea proceselor și crearea unor fluxuri de lucru uniforme.

Iată câteva exemple de Mura:

1. Producție Variabilă: Într-o fabrică, cererea pentru un anumit produs variază semnificativ de la o zi la alta. Aceasta duce la Mura, deoarece personalul și resursele trebuie să se adapteze constant la schimbările cererii. Stabilizarea procesului ar putea implica nivelarea producției sau implementarea unui sistem „Just-in-Time” pentru a face față variației cererii.
2. Disponibilitatea Forței de Muncă: Într-un magazin cu un număr fluctuant de clienți, programul personalului nu este adaptat corect la cerere. În unele zile, poate fi supraaglomerat cu personal, în timp ce în altele poate fi subpersonalizat. Stabilizarea ar putea implica utilizarea unui program de lucru flexibil sau o distribuție mai uniformă a sarcinilor între angajați.
3. Timp de Așteptare în Servicii: Într-un centru de servicii, timpul de așteptare al clienților variază semnificativ în funcție de momentul zilei. Mura poate apărea atunci când unii clienți trebuie să aștepte mult timp, în timp ce alții sunt serviți rapid. Pentru a elimina Mura, ar putea fi necesară redistribuirea resurselor sau stabilirea unor programe de rezervare pentru clienți.

În esență, Mura este o sursă de risipă și ineficiență în procesele organizaționale. Prin identificarea și eliminarea acestei variații nedorite, se poate obține un flux de lucru mai uniform și o producție sau servire mai eficientă.

„Muri” este un alt termen din filozofia Lean și se referă la suprasolicitarea sau la adăugarea de sarcini sau cerințe excesive pentru angajați, echipamente sau procese. Muri apare atunci când resursele sunt solicitate peste limitele lor normale sau când sunt impuse cerințe care depășesc capacitatea lor de gestionare. Reducerea Muri este esențială pentru menținerea unui mediu de lucru eficient și pentru evitarea oboselii sau a suprasolicitării. Iată câteva exemple de Muri:

1. Suprasolicitarea Angajaților: Un manager solicită angajaților să lucreze în fiecare zi suplimentar, ceea ce duce la ore lungi de lucru și la oboseală excesivă. Acest lucru poate avea un impact negativ asupra moralului angajaților și poate duce la scăderea calității muncii lor.
2. Program de Produție Aglomerat: Într-o fabrică, programul de producție impune echipamentelor să funcționeze non-stop, fără pauze sau întreținere. Acest lucru poate duce la uzură rapidă a echipamentelor și la riscul de defectare sau de pană.
3. Cereri Nerezonabile: O companie de transport solicită șoferilor să livreze o cantitate excesivă de mărfuri într-un interval de timp foarte scurt, depășind capacitatea de transport. Acest lucru poate duce la întârzieri și la presiuni mari asupra șoferilor.

Reducerea Muri implică deseori o planificare mai atentă, o distribuție echilibrată a sarcinilor și o gestionare mai eficientă a resurselor pentru a evita suprasolicitarea și a menține un mediu de lucru sustenabil. Eliminarea Muri contribuie la îmbunătățirea calității muncii și a satisfacției angajaților.

Scopul în Lean este să identificăm și să eliminăm aceste forme de risipă pentru a reduce costurile, a îmbunătăți calitatea și a crește eficiența proceselor. Aceasta contribuie la atingerea obiectivului de a furniza produse sau servicii de cea mai înaltă calitate la cel mai mic cost și în cel mai scurt timp posibil.

Studiu de caz – Eliminarea risipelor în departamentul de Supply Chain al unei fabrici de pantofi

Context și provocări:

O fabrică de pantofi, care produce pentru o gamă variată de clienți, se confruntă cu provocări semnificative în Supply Chain. Risipa afectează toate etapele procesului: de la aprovizionare și planificare, până la producție, livrare și customer service. Pentru a optimiza întregul flux și a îmbunătăți serviciile oferite clienților, fabrica dorește să elimine risipa conform principiilor Lean, cu accent pe Muda (risipă), Muri (suprasolicitare) și Mura (variație).

Etape în analiza și eliminarea risipelor

1. Identificarea și analiza risipelor (Gemba Walk și diagrame spaghetti)

• Observație la locul de muncă: Printr-o serie de Gemba Walks, echipa de îmbunătățire vizitează secțiile Supply Chain (aprovizionare, planificare, depozitare, expediție și customer service) pentru a înțelege mai bine fluxul și pentru a identifica unde apar risipă, suprasolicitare și variație. Se utilizează diagrame spaghetti pentru a vizualiza și înregistra deplasările inutile.
• Diagrame spaghetti: Aceste diagrame ajută la maparea deplasărilor inutile în depozit, unde angajații fac drumuri lungi pentru a găsi materiale, datorită unei organizări ineficiente a stocurilor.

2. Analiza risipelor identificate în toate etapele procesului

• Aprovizionare și stocuri (Muda și Mura): Existența unor stocuri excesive de materii prime pentru a acoperi fluctuațiile neplanificate, precum și reaprovizionări tardive care duc la întârzieri. Sistemele de planificare ineficiente duc la stocuri fie prea mari, fie prea mici.
• Planificare (Mura și Muri): Variațiile sezoniere ale cererii de pantofi duc la variații (Mura) mari în planificarea producției, uneori suprasolicitând (Muri) angajații și utilajele în perioadele de vârf.
• Depozitare (Muda): Organizarea stocurilor în depozit nu este optimizată, iar produsele finite sunt păstrate pe perioade lungi înainte de livrare. Aceasta duce la o utilizare ineficientă a spațiului și a timpului de manevră.
• Livrări și distribuție (Muda): Întârzierile în programarea transporturilor cauzează perioade de așteptare a produselor finite în depozit. Acest lucru întârzie și livrările către clienți, afectând nivelul de satisfacție.
• Customer Service (Mura și Muri): Fluctuațiile în cerere și lipsa stocurilor duc la dificultăți în răspunsul rapid și coerent față de solicitările clienților.

3. Soluții de eliminare a risipelor și optimizare Lean

• Implementarea unui sistem WMS (Warehouse Management System): Un sistem WMS ajută la organizarea mai eficientă a spațiului și la localizarea rapidă a materialelor și produselor. Folosind un WMS, fabrica reduce timpul pierdut în căutarea articolelor și optimizează fluxul intern.
• Implementarea Kanban pentru aprovizionare: Un sistem Kanban vizual permite reaprovizionarea continuă, în funcție de nevoile reale, și păstrarea unor stocuri mai mici, dar eficiente. Materiile prime sunt comandate în baza unui sistem de semnalizare, care reduce Muda în stocuri și ajustează fluxul pentru a elimina variațiile de disponibilitate (Mura).
• Planificare nivelată (Heijunka): Se implementează un plan de producție nivelat, sincronizat cu cererea sezonieră, pentru a reduce variațiile și suprasolicitarea (Muri). Acest lucru distribuie volumul de muncă mai uniform, permițând echipelor și echipamentelor să funcționeze la un ritm optim.
• Just in Time (JIT) în livrări: Programarea transporturilor în mod JIT pentru a minimiza timpii de așteptare în depozit și a accelera livrările către clienți. Acest lucru reduce perioada în care produsele finite stau în depozit și îmbunătățește relația cu clienții.
• Îmbunătățirea fluxului în Customer Service: Automatizarea proceselor de Customer Service pentru a răspunde rapid cerințelor clienților. Implementarea unor sisteme de urmărire a comenzilor pentru a reduce timpul de răspuns și a ajusta disponibilitatea în funcție de cerere.

4. Monitorizare și îmbunătățire continuă

• KPI-uri și măsurători: Utilizarea unor indicatori de performanță, cum ar fi rotația stocurilor, rata de ocupare a depozitului, timpul de livrare și gradul de satisfacție al clienților, pentru a urmări progresul.
• Întâlniri de evaluare (Gemba Kaizen): Întâlniri regulate pentru a discuta evoluția, a identifica noile risipiri și a face ajustări rapide, aplicând principiul de îmbunătățire continuă.

Rezultate așteptate

Prin aplicarea acestor măsuri de eliminare a risipelor Lean, fabrica de pantofi poate atinge următoarele rezultate:

• Reducerea costurilor și a stocurilor: Scăderea costurilor de stocare și a riscului de deteriorare prin menținerea doar a stocului necesar.
• Creșterea vitezei de livrare și satisfacția clienților: Livrări mai rapide, fără timpi de așteptare nejustificați, ceea ce duce la îmbunătățirea satisfacției clienților.
• Optimizarea fluxului de lucru și reducerea suprasolicitării: Distribuirea uniformă a volumului de muncă în funcție de cerere și evitarea suprasolicitării echipelor și echipamentelor.

Acest studiu de caz arată cum utilizarea unui mix de instrumente Lean – de la WMS și Kanban la Heijunka și JIT – poate transforma radical performanța unui departament de Supply Chain, eliminând risipa și aducând o creștere clară a eficienței în întregul proces de aprovizionare și livrare.